skip to Main Content

Flexi Lås og Gitter er nå enda mer effektiv med Ressursplanlegger!

Flexi Lås og Gitter ble etablert i 1999 og leverer alt innen lås og beslag, rullegitter og mye mer. De holder til på Vinterbro i Viken, der har de egne produksjonslokaler, lager og butikk. De utfører oppdrag på næringsbygg i hele Norge, men hovedsakelig på Østlandet.

De har hatt løsninger fra Devinco i over 7 år nå, og de siste årene har de også tatt i bruk kjørebok og utstyrskontroll. Bedriften har 17 ansatte og omsetter for ca. 36 mill. i 2019 med et resultat på 3,35 mill. Det var enda et år at bedriften leverer rundt 10% driftsmargin, noe som må kunne sies å være veldig bra!

Det er i motbakker det går oppover

Daglig leder Håkon Myhre forteller:
– Vi har brukt SpeedyCraft siden 2013 og vært godt fornøyde med løsningene og den gode integrasjonen til Mamut og lønnssystemet der. Men vi har egentlig ikke gått i dybden av produktet, og satt oss inn i alle mulighetene. Vi har grei kontroll på ordrene, timene, vareforbruket og kjøreboken som bidrar til dekning av kostnader på bilene. Løsningen bidrar dermed godt til bunnlinjen på den måten.

– Det blir lett slik at når noe fungerer tilfredsstillende, og tallene for så vidt er gode, så tenker man ikke så mye på hvilke andre muligheter som finnes, legger han til. Når koronakrisen tok oss, ordreinngangen stoppet opp, telefonen ble stille, og ansatte måtte permitteres, oppdaget jeg at vi hadde en god del forbedringspotensiale.

Lite effektiv ressursplanlegging er en stor tidstyv

– Ett av områdene jeg fant en flaskehals, og som var lite effektiv, er hvordan vi brukte ressursplanleggingen. Det var umulig for meg å få oversikt og planlegge oppdrag, og det bekymret meg. I og med at montasjeleder var ute i permisjon, var jeg uten styringsverktøy og opplevde en usikkerhet jeg ikke kunne leve med, sier Håkon Myhre.

– Jeg oppdaget hvor sårbare vi var, og at de fleste ikke forholdt seg til systemet slik det ble brukt. Mye tid gikk vekk til telefoner, kjøring og lite effektiv tidsbruk i stedet for fakturerbar tid ute hos kundene. Et annet område med forbedringspotensiale var montørenes samtidighet med tilbakemeldinger i oppdragene og sen leveranse av timer, her kunne det gå dager og gjerne en hel uke for noen.

Løsningen kom med litt endringer i bruken

Håkon bestemte seg for å ta en prat med alle ansatte, en-til-en, der de fikk komme med innspill og synspunkter til bruken og mulige forbedringer. Han tok også kontakt med Devinco, og ba om å få rådgiving rundt hvilke muligheter som finnes i dagens løsninger, og en av montørene kom også med nyttige forslag til bruken.

– Jeg innså fort at Ressursplanlegger i SpeedyCraft brukt riktig sammen med ordrestatus er en vinn vinn sak. Dersom montørene melder seg ferdig på jobben når de er ferdige, kan en fargekode i systemet angi at de er ledig for nye oppdrag.

Det har endt opp med at vi nå kan planlegge framtidige større oppdrag mer oversiktlig i Ressursplanleggeren etter at orden er etablert. Montasjeleder kan bruke mindre tid og håndtere oppfølging av disse samt legge inn serviceoppdrag parallelt. Og den settes på forventet leveransedato til den montøren som skal ha oppdraget, forteller Håkon.

Montøren på sin side planlegger sin arbeidsdag i forhold til planen, og skulle det bli ledig tid en dag, flytter vedkommende selv jobben til rett dato og utfører og lukker oppdraget i lag med montasjeleder, legger han til.

Timene kommer inn samme dag

Det som også er nytt er at nå blir alle «tvunget» til å melde seg ferdig på jobben inne i appen. Det gir et signal tilbake til kontoret om at jobben er utført, at den kan faktureres, og at vedkommende er klar for nye oppdrag. En bonus her er at nå kommer timene inn på ordren stort sett samme dag, i motsetning til tidligere.

En annen suksess er at avtaleikoner forteller oss til en hver tid om oppdragene er «tildelt» «sett» « i arbeid» eller «ferdig». Dette skaper en utrolig fin forutsigbarhet og oversikt kontinuerlig.

Bedriften har nå også satt inn ferier, fritid og eventuelle permisjoner i planen, det innebærer at de kan optimalisere bruken, og at alle stoler på systemet som gir en god forutsigbarhet på bemanning og liten tid på beslutninger om noen eventuelt ønsker en fridag.

Alle ansatte ser ut til å ha fått et mer bevist forhold til bruken av hele løsningen og det har gitt Flexi Lås og Gitter gode resultater allerede.

God planlegging er penger i kassen

Bedriften opplever nå at planleggingen går lettere og at de har god kontroll. Alle montørene vet hvor de skal neste dag og gjør de nødvendige forberedelser før de stiller opp hos kunden. Her unngår de mange unødvendige telefoner, tid tapt hos frustrerte kunder og medarbeidere, og i tillegg tap av penger.

Det å strukturere montørenes hverdag, at de er beviste og klare når de stiller hos kunden, og har alt av materiell og utstyr med seg, gjør en stor forskjell. Da får hver montør mer tilgjengelig tid til oppdrag, og jeg vil anta vi kan øke omsetningen og inntjeningen tilsvarende i tiden som kommer, sier Håkon.

Gjør en evaluering av bruken, og få de ansatte med

Vi opplever at produktene til Devinco med SpeedyCraft, kjøreboken ViaTracks og utstyrskontroll ViaTraks Find, bidrar til at vi har kontroll på alle kostnadene og inntektene i bedriften. Og det at vi kan detaljplanlegge for de ansatte, og vet hvor utstyret befinner seg når vi trenger det er en stor besparelse i seg selv.

Vi anbefaler gjerne disse løsningene til andre i vår bransje, men kanskje aller viktigst; foreta en grundig gjennomgang av hvilke oppgaver dere ønsker å løse, og la systemet gjøre jobben for dere sier Håkon Myhre.