skip to Main Content

Polar Kulde er fornøyd bruker av Zirius og Speedycraft

Polar Kuldeservice samlet
Polar Kuldeservice samlet

Zirius ERP og Devinco SpeedyCraft er en god kombinasjon.

To programvarehus leverer løsninger for bedrifter i bygg- og anleggsbransjen. Bedrifter som tar i bruk systemene ser fort gevinsten av at man bare trenger å vedlikeholde alle viktige data i ett av systemene. Det er på grunn av effektiv synkronisering av grunndata mellom systemene, og nye oppdrag for de som jobber ute. Begge leverandørene har også fokus på sine lokale partnere og forhandlere, noe som bidrar til gode kunde-historier.

HC DAHL AS er Zirius partner og konsulenthus

HC DAHL leverer Zirius ERP system, Huldt & Lillevik Lønn og SuperOffice CRM samt konsulent- tjenester. HC DAHL har kontorer i Trondheim og Lillehammer. Et av våre viktigste fokusområder er entreprenørbransjen sier Kristian Tettli Rennemo, salgsansvarlig i HC DAHL i Midt-Norge

Zirius Prosjekt har en egen modul som samler all informasjon om dine prosjekter på ett sted – enten det er en entreprenørbedrift eller annen prosjektbasert virksomhet.

Man får oversikt over aktive prosjekter, kostnadsrammer, hvem som er ansvarlig, og når prosjektene skal ferdigstilles. Og du kan følge fremdriften fra dag-til-dag gjennom prosjektrapporter som viser timeforbruk, materiell, og annen relevant informasjon du vil ha tilgang til.

Zirius har egen timeregistrering, men har også integrert andre systemer som er spesialisert mot ulike bransjeområder for datafangst på bygg- eller anleggsplassen. Det systemet HC DAHL Midt-Norge jobber tettest mot er Devinco SpeedyCraft. Løsningen tilbyr utvidet funksjonalitet til våre kunder med ansatte som fører timer og materiell mot ordre eller prosjekt sier Kristian Tettli Rennemo.

Polar Kuldeservice ble pilotkunde på Zirius og SpeedyCraft

Polar Kuldeservice har 13 ansatte, omsatte for ca. 25 mill. i 2019, og holder til på Tiller utenfor Trondheim. Selskapet beregner, prosjekterer, installerer og utfører service og vedlikehold på kjøle-, fryse- og varmepumpeanlegg. De driver også med rådgivning, tilstandsrapporter og opplæring av personale.

Polar Kuldeservice valgte å ta i bruk Zirius ERP via sitt regnskapskontor, Rett Regnskap AS. Med hjelp fra forhandleren HC DAHL gikk de også til anskaffelse av Devinco SpeedyCraft til sine operatører ute. Sammen med kunden ble man enige om å få laget en integrasjon mellom Zirius og SpeedyCraft, og våren 2019 var denne på plass. Polar Kuldeservice var første kunde som kjørte full drift på integrasjonen, og har bistått mye i forhold til ønsket funksjonalitet og behov underveis.

Manuelle ordresedler og manglende kontroll

Lene Valsø er Administrasjonsansvarlig i bedriften. Hun forteller at før de tok i bruk Zirius, hadde de tilgang til Compello dokumentsenter og kunne godkjenne inngående faktura. Jobben den gang var å punche fakturagrunnlagene med bakgrunn i ordresedler på papir inn i Visma Business. Det betydde mye manuelt arbeid, mye gjetting, data som hang dårlig sammen og med stor usikkerhet rundt kostnadsbildet i prosjektene.

Lene forteller at hun og bedriften har fått mye bedre kontroll med alt som har med varer, timer og ordrer å gjøre. Tidligere var alt på papir og det var forventet at ordresedlene kom inn etter utført oppdrag. Det hendte allikevel ofte at det kunne gå en uke mellom hver avlevering, og da manglet det gjerne både en eller flere ordresedler. De var rett og slett blitt borte og førte til tap for bedriften!

Nå har de kontroll på prosjektene

Polar Kuldeservice benytter i dag Prosjektmodulen i Zirius på større prosjekt på fastpris som går over litt tid, samtidig som de har mange serviceordrer med fastpris eller etter time. Med integrasjonen mellom Zirius og SpeedyCraft sendes nye prosjekt og serviceordrer direkte ut til riktige operatør, samtidig som vareforbruk, timer, kommentarer og vedlegg/sjekklister hentes inn til ERP-systemet.

Nå som de bruker Zirius har de mye bedre kontroll på prosjektene, og rett som det er ser hun at det er kjøpt inn varer som ikke er ført på rett ordre. Timene som kommer inn fortløpende har en kostnad og rette kostnader fra inngående faktura knyttes sammen i Zirius. Dette gjør at de kan følge med på kostnadsbildet i prosjektene på en helt annen måte enn før.

Nå ser hun bare over og sjekker at timene de benytter er korrekte og er på rett ordre, samt at alt av varer, medgåtte timer eller fastprisjobber blir fakturert.

Når det gjelder lønn, har alle fastlønn derfor er jobben til Lene begrenset å se over at alle ekstrakostnader, overtid eller utlegg kommer med på lønns-kjøringen

Lene forteller at det var en del utfordringer i begynnelsen, men at mye har blitt bedre nå. Innimellom må hun ta en telefon og purre på de som ikke klarer å få rette varene inn på orden, og det er de yngste det oftest må kjeftes på!

Vi er ellers klare for å jobbe mer med dokumentasjonen, og blant annet hente mer data fra den integrerte elektroniske kjørebøken. På den måten få enda bedre utnyttelse av SpeedyCraft løsningen fra Devinco.

Vi kan håndtere framtidig vekst

Daglig Leder Vidar Hagen Øberg sier at innføring av nye systemer, alltid er krevende i en travel hverdag. I og med at Polar Kuldeservice AS var Pilot-kunde på integrasjonen Zirius-SpeedyCraft, støtte vi på noen tekniske utfordringer under implementeringen. Fortsatt ser vi forbedringspotensiale i samspillet mellom de to systemene, men

Polar_Kuldeservice

vi har jevnlige interne møter der vi diskuterer mulige løsninger. Vi føler og at vi får god hjelp og support fra alle involverte parter når vi trenger det, og regner med at løsningen nå bare blir bedre og bedre etter hvert som flere kunder tar i bruk løsningen.

Gevinsten er at hele løsningen er lettere å bruke for alle. De ansatte fører data èn gang for gjenbruk i prosjektene. Dette innebærer at vi har fått kontroll på timene og lønnsomheten i prosjektene våre. Tidligere var det et problem at timene ble ført på feil prosjekter og at tilleggsarbeid forsvant inn på fastprisjobbene. På den måten tapte vi mye mer enn jeg liker å tenke på i dag sier Vidar.

Vi økte omsetningen med 4 millioner i 2019 og det ser også bra ut for 2020. Således vil innføring av disse nye systemene slå positivt ut når det gjelder håndtering og kontroll på en økende kundemasse og omsetning i årene som kommer, uten at vi trenger å ansette flere i administrasjonen.

Vi anbefaler Zirius, HC DAHL og Devinco til kunder i serviceyrker innen bygg- og anlegg, og håper de blir like fornøyde som oss, avslutter Vidar Hagen Øberg.