Vilkår for avtale om abonnement på Servicepakken HMS & Kvalitet
1. Oppsett av IK/HMS/KS System
Devinco setter opp systemet med relevante dokumenter og sjekklister fra Devincos standard malverk, tilpasset kundens bransje og selskap. Dersom kunden har egne dokumenter, rutiner eller sjekklister som skal konverteres og implementeres i systemet, og disse ikke inngår i vårt standard malverk, så kommer arbeid med dette i tillegg og faktureres med til enhver tid gjeldende timepris.
Kunden vil ved etablering motta skjema for informasjonsinnhenting som må fylles ut innen en uke. Om ikke dette er sendt i retur til fagavdelingen vil oppsettet bli utført basert på erfaring og informasjon funnet på nett om kunden.
Etter Oppsett blir det gjennomført en times grunnleggende gjennomgang på Teams, med superbruker/administrator hos kunde. Gjennomgangen er ikke en komplett opplæring. Dersom kunde ikke møter til avtalt tid for gjennomgang, og det ikke er varslet om dette senest foregående arbeidsdag, så faktureres det for en times ekstra arbeid. Ved fullført gjennomgang utstedes revisjonserklæring.
2. Oppfølging fra Devinco
Devinco kaller inn til 3 årlige oppfølgingsmøter, utover oppsett det første året av kundeforholdet. Disse møtene fordeles jevnt utover året. Deretter 2 årlige oppfølgingsmøter utover årlig revisjon. Oppfølgingsmøter er begrenset i tid opp til en time. Dersom kunde ikke responderer på innkalling til oppfølgingsmøter etter at Devinco har forsøkt tre ganger, vil møtet utgå, uten at kunden kompenseres for dette.
3. Kostnadsfrie kurs
Kunden vil ha tilgang til å gjennomføre de til enhver tid tilgjengelige kostnadsfrie online-kurs på Serviceportalen. Ved avtaleinngåelse vil kunde få tildelt brukernavn og passord for Serviceportalen for alle ansatte som ønsker tilgang. Dette gjelder for ansatte hos kunden. Eventuelt mislighold vil bli fakturert med full kursavgift.
4. Lovpålagt årlig hovedrevisjon av IK/HMS/KS
Årlig revisjon skal etter forskriftene gjennomføres minst en gang i året. Devinco forplikter seg til å følge opp kunden for å sikre at revisjon blir utført innen fristen som gjelder for den aktuelle kunden. Devinco vil i god tid før fristen starte arbeidet med revisjonen, og deretter ta kontakt for å avtale tidspunkt for gjennomgang med kunden. Dersom kunden ikke bekrefter tidspunkt for gjennomgang, til tross for tre gjentatte forsøk på å nå frem til kunden, så vil revisjonen uansett bli gjennomført, men da uten kundens aktive medvirkning.
5. Hotline til fagkonsulenter
Våre fagkonsulenter kan kontaktes via chat i åpningstiden som er mandag til fredag mellom klokken 0800 og 1600. Chat er tilgjengelig på Serviceportalen. Ved behov for bistand utenfor ordinær arbeidstid belastes kunden med 50% tillegg på ordinær timepris. Ved tilsynssaker inngår en time gratis rådgivning årlig. Ytterligere bistand vil bli fakturert etter gjeldende timesatser.
6 Oppdatert malverk til enhver tid
Ved vesentlige endringer i lover eller forskrifter som tilsier at dokumenter i IK/HMS/KS trenger å oppdateres, vil kunden bli varslet om dette fra Devinco og vil ha anledning til å laste disse ned fra vårt malverk. Øvrige revisjoner vil også bli gjort i forbindelse med årlig revisjon.
7. Rabatter på kurs og konsulenttjenester
Kunder av Servicepakken vil kunne få opp til 15% rabatt på ulike kurs og tjenester.
8. Varighet, forlengelse og oppsigelse
Abonnement på Servicepakken starter å løpe ved overlevering av ferdig revidert oppsett (revisjonsdato) og er bindende i to år, regnet fra revisjonsdato . Deretter fornyes abonnementet automatisk med en ny periode ett år om gangen med mindre det sies opp innen tre måneder før utløpet av dem til enhver tid gjeldende abonnementsperiode. Om oppsigelsen kommer etter tidsfristen, gjøres den gjelden for neste periode. Dersom abonnementet er i en oppsigelsestid gjennomføres ikke årlig revisjon. Ved oppsigelse vil kunden fortsatt ha tilgang til alle egne og importerte dokumenter, rutiner og sjekklister, men vil ikke lenger ha tilgang til Devincos standard malverk, som oppdateres med endringer og nye krav i forskrifter og lovverk.
Dersom kunde har sagt opp programvaren så følger oppsigelsestid vilkår knyttet til programvaren, og overstyrer dermed vilkår knyttet til oppsigelse av Servicepakken.
9. Månedsavgifter
Månedsavgifter faktureres forskuddsvis for 12 måneder ved starten av hver abonnementsperiode. Månedsavgiftene på Servicepakken varierer med antall ansatte. Det forutsettes at antall ansatte oppgitt av bedriften i avtalen er i overenstemmelse med antall ansatte oppgitt i Brønnøysundregisteret. Ved avvik fra dette justeres prisen deretter.
10. Endringer i vilkår
Ved eventuelle endringer i vilkår vil dette blir gjort i elektronisk utgave som til enhver tid er tilgjengelig på våre websider. Kunder vil på forhånd bli varslet om eventuelle endringer.
Vilkår for kunder som kun med avtale om Oppsett og/eller Årlig revisjon
1. Avtale om Oppsett av IK/HMS/IK System
Her gjelder samme vilkår som under «Servicepakken HMS & Kvalitet», pkt. 1. og pkt. 10. Med avtale om «HMS/KS Oppsett» har man ikke tilgang til Devincos bibliotek/malverk av rutiner, prosedyrer og sjekkliste, etter at systemet er satt opp. Dette er kun inn under avtale om Servicepakken.